Le tarif de location d’un établissement varie selon trois critères principaux

La localisation géographique

• De nombreuses écoles souhaitent louer une salle dans le 8ème et 16ème arrondissement de Paris, qui sont parmi les secteurs les plus chers. Pensez à vous renseigner sur d’autres quartiers, qui proposent aussi de très beaux espaces à des tarifs plus abordables.
• Même si nous vous conseillons d’éviter de louer une salle trop excentrée, sachez que les prix sont divisés par deux dès que vous franchissez la petite couronne parisienne.

Le jour de la semaine

• Concernant les clubs, plus le jour est proche du weekend, plus les tarifs grimpent : le samedi est plus cher que le vendredi, lui-même plus cher que le jeudi etc. Cette règle ne s’applique pas aux espaces de réceptions, plus demandés en semaine.
• Certaines périodes de l’année sont plus onéreuses car très demandées par les écoles, comme les veilles de vacances scolaires ou de jours fériés. Si ces dates sont particulièrement pertinentes, les tarifs seront parfois plus élevés et peu négociables. Il peut être intéressant de choisir d’avancer sa soirée de quelques jours ou d’une semaine

La capacité d’accueil

• Question de bon sens, plus c’est grand, plus c’est cher. Sachez bien estimer en amont le nombre de convives que vous attendez. Il est plus prudent de viser un établissement dont la jauge est légèrement en dessous de vos prévisions et de vendre toutes vos préventes que de louer une salle trop grande, ce qui donnerait l’impression que la soirée est un demi-échec et pourrait engendrer des déficits.
• Les capacités d’accueil que nous annonçons sur notre site correspondent aux capacités réelles des établissements. Cela évite que la salle ne soit impraticable car totalement bondée, ce qui peut mettre en péril la réussite de votre soirée. Les fêtards préfèrent être à l’aise pour rejoindre le bar ou traverser la salle.

Le matériel sur place

• Les espaces de clubbing sont déjà équipés en son et lumière et disposent d’une autorisation de nuit et d’une licence IV pour la vente d’alcool. Pensez à consulter la fiche technique des établissements afin de vérifier s’ils possèdent le matériel requis pour votre soirée.
• Les salles de réceptions nécessitent de prévoir un budget supplémentaire pour la location de matériel de son et lumière

L’équipe de sécurité

• Les établissements travaillent généralement avec leurs propres équipes de sécurité, qui connaissent les issues de secours et les habitués indésirables. La loi prévoit un agent pour 80 personnes en espace clos.
• Ne soyez pas surpris si ces agents se réservent le droit de refuser l’entrée à toutes personnes qui présenteraient un état d’ébriété avancé, qui tenteraient d’introduire de l’alcool ou qui manifesteraient un comportement dangereux. Enfin, n’oubliez pas de vous munir d’une pièce d’identité.

Les prestations comprises dans le prix de la location

• Dans la majorité des cas, le tarif de location comprend la présence d’un régisseur, et d’une équipe de nettoyage (l’usage veut que les organisateurs se chargent du rangement du bar et du ramassage des papiers).
• De nombreux établissements imposent la présence d’un responsable bar ou de plusieurs barmans de leur propre équipe

Le volume sonore

• En raison de la législation et des nuisances acoustiques, les salles sont contraintes de limiter le volume sonore. Inutile de louer une sono trop puissante dont vous n’auriez pas l’usage.

L’état des lieux

• Vous serez tenu de procéder avec le régisseur de la salle à un état des lieux en début et fin de soirée pour constater d’éventuels dégâts. A ce titre, une assurance responsabilité civile organisateur est nécessaire pour vous couvrir en cas d’incidents (comptez 50 à 100 € maximum. Nous vous fournirons les coordonnées nécessaires).

Quel type d’alcool?

• Les boissons consommées en très grande majorité dans les soirées étudiantes sont le whisky et la vodka. Les autres boissons (rhum, gin, tequila) ou la bière sont consommées en faible quantité. Quant au champagne, il est souvent réservé aux grandes occasions (gala).

Combien de bouteilles?

• Gardez à l’esprit qu’une bouteille d’alcool de 70 cl doit correspondre à une moyenne de 20 à 30 verres servis. Cette moyenne peut vous permettre d’estimer le nombre de bouteilles à acheter en fonction du nombre de convives. Nous vous conseillons de prévoir de 50 à 80 bouteilles d’alcool maximum pour une soirée de 500 personnes.

Où acheter l’alcool?

• Il est inutile d’envisager aujourd’hui de se fournir en alcool auprès d’une grande surface, et le code des douanes interdit de transporter de l’alcool en grande quantité.

Deux solutions possibles :

• L’établissement, titulaire de la Licence IV, qui mettra à votre disposition ses alcools dans le cadre de votre commande.

• Un dépositaire agréé par les douane (La mondiale des vins, alcoolpascher.com, etc.). Disposant d’un bordereau de circulation et de livraison pour l’alcool, ils vont transporter et livrer l’alcool au nom de l’établissement titulaire de la licence. En fin de soirée, le dépositaire récupère le stock des invendus

Prendre une assurance

• Pensez à contracter une assurance de responsabilité civile organisateur. Dans le contrat passé avec leur banque, certains BDE en disposent déjà pour l’organisation de quelques évènements par an. Si ce n’est pas votre cas, nous pouvons vous communiquer des coordonnées (comptez 50 à 100 euros pour assurer une soirée de 400 personnes).
• N’oubliez pas que le président et le trésorier de l’association sont solidairement responsables en cas d’incidents (respectivement à 60 et 40 %).

Cellule de protection civile

• A partir de 1000 personnes, nous vous conseillons de faire appel à une cellule de protection civile (Croix-Rouge, Croix Blanche, Croix de Malte, Protection Civile, etc.) Elles mettront à votre disposition des secouristes volontaires qui pourront prendre en charge les éventuels accidents ou malaises.
• Ces prestations peuvent varier d’un organisme à l’autre selon le volume de participants

Prévention routière et capitaines de soirée

• Il vous est possible de faire appel à une équipe de la Prévention Routière qui peut instaurer un système de « capitaines de soirée », pour les étudiants véhiculés. Plusieurs organismes spécialisés peuvent rendre ce type de service.

Les billets

• Une billetterie fiable doit comporter trois souches par ticket (pour le client, le contrôle et pour le BDE.) Elle doit être numérotée et porter le nom du producteur de l’événement.

Les préventes

• Afin de sécuriser efficacement vos préventes et d’éviter les contrefaçons, de nombreux prestataires existent (Buypacker, Mybee, Ticketnet, Fnac, etc.). Il n’est pas rare de voir circuler de faux tickets lors de gros évènements, ce qui peut mettre en péril votre événement en termes de sécurité (nombre de convives) et de rentabilité.

Flyers, affiches, réseaux sociaux

• Evitez de donner à votre soirée un nom qui existe déjà et qui ne vous appartient pas. N’hésitez pas à vérifier sur internet si le nom de votre soirée n’a pas déjà été utilisé. Evitez également un nom de soirée à connotation négative qui pourrait nuire à l’image de votre événement.
• N’utilisez pas pour vos visuels (flyers & affiches) des éléments qui ne vous appartiennent pas. N’oubliez pas qu’une image protégée par des droits d’auteur ne peut être exploitée qu’avec l’accord de son propriétaire.
• Enfin, veillez à ne pas oublier les mentions légales sur vos supports de communication (Ne pas jeter sur la voie publique. La direction se réserve le droit d’admission.)

Le choix du DJ

• La musique est l’élément le plus important dans une soirée. Evitez d’embaucher derrière les platines un ami d’ami inexpérimenté. Assurez-vous au préalable des compétences du ou des DJs qui animeront la soirée et n’hésitez pas à leur réclamer une « mixtape » pour juger de leur savoir-faire.
• Si vous disposez du budget, libre à vous de choisir un DJ cher ou réputé, mais veillez à rester réaliste. Sachez qu’un DJ généraliste – résident dans un club parisien – ne pratique pas des tarifs prohibitifs.

Chercher des partenaires

• Inutile de chercher le sponsoring ou l’acte de mécénat de la part d’une entreprise (sauf si vous faites partie d’une école situé dans le top 3). Mais certaines marques, intéressées par la cible étudiante, pourront offrir des cadeaux ou des goodies à vos convives.
• N’hésitez pas à démarcher les entreprises situées à proximité de l’école (boulangerie, auto-école…). Elles seront plus réceptives à votre projet…

Les animations

• Payantes ou gratuites, de nombreuses animations peuvent être mises en place en fonction de votre budget (laser, fumigènes, photocall, photomaton, bar à oxygène, stands de maquillages, salon chill-out, VJing, discobus, limousines, feux d’artifices, etc.). Si vous le souhaitez, nous mettrons à votre disposition notre carnet d’adresses de prestataires.
• Avec de l’imagination, de nombreuses animations peuvent être mise en place sans aucun coût : code ou couleur vestimentaire, déguisement, thème imposé, couleur musicale, jeux, tombola, et. Il suffit juste d’un peu de créativité.

L’âge légal

• Les établissements de nuit sont strictement interdits aux mineurs, sauf s’ils sont accompagnés de leur tuteur légal.

L’alcool

• La pratique de l’open bar (alcool gratuit à volonté) dans le cadre des soirées d’écoles est interdite. Selon ce même principe, l’entrée avec 50 consos est aussi considérée comme un open bar. En revanche, inclure une ou plusieurs consommations est envisageable. Et autoriser les boissons « softs » (sodas, jus de fruits…) à volonté toute la nuit ne pose aucun problème.
• Le prix minimum des boissons dites « hard » (vodka, whisky, etc.) est en général fixé à 3 euros minimum. Enfin, il est interdit aux personnes servant au bar de servir un client en état d’ébriété avancé.

Nuisances sonores

• En sortant à 5 h du matin, vos clients risquent de faire du bruit et de déranger le voisinage. Pour éviter ces tracas, n’hésitez pas à demander aux gens de se calmer.
• Servir un café/croissant au petit matin permet de retrouver ses esprits plus rapidement avant de quitter l’établissement.